Minha empresa tem que guardar o XML das Notas Fiscais?

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), nota de venda de mercadoria é obrigatória nas empresas brasileiras, independente do tamanho. Entretanto, nem todo mundo sabe que o arquivo XML gerado na emissão da Nota Fiscal é em si a nota fiscal, ou seja este XML é em si o documento fiscal que ampara a comercialização legal de mercadorias no território nacional.

E você ai pensando no papel (Danfe) gerado, para vai, ta por fora…rs!

Este papel(Danfe), é uma mero documento sem valor legal, utilizado para acompanhar as mercadorias durante o transporte e assim viabilizar e tornar mais fácil a fiscalização, principalmente no tráfego destas mercadorias, só isso. Não serve de maneira alguma, para apresentar a receita federal em uma eventual fiscalização, o que vale de fato é o XML!

Então se o XML é o mais importante, por que você ainda guarda os Danfes?

Você sabia que o XML tem que ser guardado, armazenado e ficar a disposição da RFB por 5 anos, no mínimo?

Você sabia que as multas sobre a não apresentação destes documentos são altíssimas, e podem até mesmo fechar sua empresa, assim de uma hora para outra?

Vamos então falar do documento fiscal ou seja do XML e qual a importância de guardá-lo pelo tempo determinado na legislação (5 anos).

Vamos evitar problemas ai em sua empresa!?

Neste artigo, você entenderá tudo sobre esse tema.

O que é XML da Nota Fiscal?

O arquivo XML nada mais é do que um arquivo digital gerado em uma linguagem de computador que permite ali colocarmos todas as informações correlacionadas aquela transação comercial, é uma linguagem de demarcação preparada para o uso tanto na internet quanto em seu computador local, seu celular e outros.

O arquivo é gerado durante a emissão da NFe, quando o emissor vai realizar um venda e emissão da NFe ele deve se comunicar com a RFB e nesta comunicação ocorre a geração do XML (obviamente nada é tão simples assim, mais para o nosso caso os detalhes não importam agora).

Algumas características encontradas em todas as NFe:

Dados da NFe: valor total, número, modelo, série e datas de emissão;
Dados do emitente e do destinatário;
Dados dos produtos ou serviços;
Dados dos Impostos;
Totalizadores;
Parcelas;
Dados do transporte;e
Muitas outras informações.

A NFe, como sabemos, cumpre o papel de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço e permite ao Fisco verificar os detalhes sobre as transações realizadas pelos contribuintes. O formato XML da NFe é armazenado eletronicamente e sua validade é garantida por meio de uma assinatura digital (Certificação digital A1 e A3).

Por quanto tempo tenho que guardar o Danfe – papel que chegou junto com a mercadoria?

Nenhum, este documento, salvo uso interno amparado por processos internos, pode ser descartado assim que o entregador vai embora, sem risco nenhum para o seu negócio.

Por quanto tempo tenho que guardar o arquivo XML das Notas Fiscais?

A legislação determina que o XML da NFe precisa ser armazenado eletronicamente por 5 (cinco) anos tanto pelo vendedor quanto pelo cliente. O arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado ou quando a Receita Federal exigir. Caso a empresa perca o arquivo XML, poderá arcar com multas que podem passar de R$ 1.200 por documento não apresentado no momento da fiscalização.

O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital das NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.

O que diz o CONFAZ sobre a guarda dos arquivos XML da NFe

O CONFAZ através da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, determina:

O emitente deverá manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Como uma solução de consulta e guarda de documentos fiscais pode ajudar

Consulta automática de NFe em lote

Para consultar um arquivo XML é necessário utilizar softwares específicos, sendo um deles disponibilizado pela própria Secretaria da Fazenda. Para isso, é preciso digitar a chave de acesso da NFe, composta por 44 dígitos e inserir o certificado digital para, então, baixar xmls um a um.

Mas se você contratar a solução da SOBIT, obteremos automaticamente todas as NFes, NFSes e CTes emitidas contra o CNPJ da empresa (notas de compra), bastando apenas cadastrar a sua empresa em nosso sistema.

A SOBIT faz isso por meio do CNPJ e do certificado digital da empresa, garantindo, assim, que todos os documentos fiscais emitidos contra um determinado CNPJ sejam consultados e fiquem armazenados na nuvem.

O sistema da SOBIT otimiza muito a gestão e armazenamento dos documentos fiscais, os XMLs. Nem precisa falar o quanto isso é benéfico, ter o que você precisa a mão, no instante que precisa, saber que está sendo bem guardado é bom de mais!

Um sistema automatizado de gestão das Notas Fiscais e arquivamento do XML é fundamental se sua empresa pretende economizar tempo, otimizar a gestão das notas e até mesmo extrair informações dos arquivos armazenados que sejam úteis para o planejamento estratégico e tomada de decisão.

Com as soluções da SOBIT, os profissionais responsáveis pela área fiscal e contábil, terão a certeza de trabalhar com o que há de mais avançado quando o assunto é XML – NFe.

Ficar de acordo com a lei, armazenar os XMLs é apenas um plus dentre todas a vantagens ao utilizar nossas solução.

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MANIFESTO DE DESTINATÁRIO NA NF-E É OBRIGATÓRIO DESDE 1º.01.2014 PARA OPERAÇÕES COM VALORES SUPERIORES A R$ 100.000,00.

Com a Manifestação do Destinatário, a Receita Federal Brasileira permite que o destinatário da NF-e confirme sua coparticipação na operação acobertada pela NF-e emitida contra seu CNPJ.

Esta solução foi criada pela RFB para permitir que o destinatário da NF-e possa se manifestar sobre a sua coparticipação comercial descrita na NF-e, confirmando as informações prestadas pelo seu fornecedor e emissor do respectivo documento fiscal. Este processo é composto de quatro eventos:

1. Ciência da Operação;
2. Confirmação da Operação;
3. Registro de Operação não Realizada;
4. Desconhecimento da Operação. 

Da Obrigatoriedade:

A partir de 01.03.2014 para os estabelecimentos distribuidores de combustíveis:

A partir de 01.07.2013 para os postos de combustíveis e transportadores, e revendedores retalhistas;

A partir de 01.01.2014 o manifesto de destinatário para a NF-e, será obrigatório para operações com valores superiores a R$ 100.000,00.

A manifestação do destinatário obedecerá aos seguintes procedimentos:

a) Ciência da operação: Recebimento pelo destinatário de informações relativas à existência de NF-e em que ele é destinatário, mas ainda não há elementos suficientes para apresentar uma manifestação conclusiva;
Obs.: O Evento da “Ciência da operação” não representa a manifestação do destinatário sobre a operação, mas unicamente dá condições para que o destinatário obtenha o arquivo XML; este evento registra na NF-e que o destinatário da operação, constante nesta NF-e, tem conhecimento que o documento foi emitido, mas ainda não expressou uma manifestação conclusiva para a operação.

b) Confirmação da operação: Manifestação do destinatário confirmando que a operação descrita na NF-e ocorreu;
Obs.: Após a Confirmação da Operação pelo destinatário, a empresa emitente fica impedida de cancelar a NF-e. Apenas o evento Ciência da operação não inibe a autorização para o pedido de cancelamento da NF-e, conforme o prazo definido na legislação vigente.

c) Operação não realizada: Manifestação do destinatário declarando que a operação descrita na NF-e foi por ele solicitada, mas não foi efetivada;
Obs.: Este evento será informado pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário, sinistro da carga durante seu transporte, etc.)

d) Desconhecimento da operação: Manifestação do destinatário declarando que a operação descrita da NF-e não foi por ele solicitada.
Obs.: Este evento tem como finalidade possibilitar ao destinatário se manifestar quando da utilização indevida de sua Inscrição Estadual, por parte do emitente da NF-e, para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diverso. Este evento protege o destinatário de passivos tributários envolvendo o uso indevido de sua Inscrição Estadual/CNPJ.

O destinatário deve apresentar uma manifestação conclusiva dentro de um prazo máximo definido, contados a partir da data de autorização da NF-e. Este prazo é parametrizável e atualmente está definido em 180 dias.

No link abaixo consta mais orientações detalhadas sobre o processo de manifestação do destinatário.

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasFrequentes.aspx?tipoConteudo=yjOJMwFOkA0=

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Atenção redobrada nas NFe de Entrada

Na verdade é difícil precisar quando começou, mas o fato é que a RFB vem há algum tempo tratando as notas de entrada e saída de uma maneira diferente do que fazia antes.

Sim pessoal, neste post me refiro estritamente as notas fiscais canceladas.

 

Ocorre que até um certo momento todas as NFe quando canceladas, tinham duas ou mais “tags” em seu XML modificadas, como podemos ver na imagem abaixo quando a nota era cancelada a RFB atualizava o próprio arquivos XML, então era mais difícil de você considerar válida, regular e/ou normal uma nota como esta, no caso cancelada.

 

Nota cancelada

Caso tentarmos consultar esta mesma nota no site da RFB olha a mensagem que e emitida.

 

MSG RFB Nota cancelada

 

De fato esta nota que acabamos de analisar, está mesmo cancelada, mas analise este outro exemplo comigo:

Nota cancelada 1

 

O XML desta nota encontra-se na receita federal como autorizado, regular e/ou normal, porém ao consultarmos esta nota no próprio site da RFB a mensagem de documento cancelado também é exibida.

 

MSG RFB Nota cancelada 1

 

Mas se realizarmos o download desta nota no site da RFB o XML não virá com as “tags” de cancelamento.

Resultado disso, o seu sistema entende que a nota esta autorizada, em situação regular e aplica.

Não sei por que isso acontece, mas de um tempo pra cá a RFB não altera mais estes campos das notas o que eles fazem é gerar um novo evento à parte e, este novo evento traz consigo o cancelamento daquela nota.

 

E ai você me diz:

 

– Tá legal, e o que eu tenho a ver com isso? Ou como dizia um grande amigo meu e o “KIKO”?

 

Pois bem, meu caro colega contador, na verdade se ainda não entendeu onde isso vai dar, eu vou lhe explicar, uma parte, pois também não sei tudo…rs

 

Seguinte, se a nota for gerado contra um cliente de sua empresa contábil ou por um cliente de sua empresa contábil e esta nota é cancelada, mas o cancelamento de fato nunca chegará ao seu escritório, como fica a escrituração?

Veja, devido aos prazos legais e outras variáveis, a um certo tempo você importou o XML em seu sistema contábil, já apurou os impostos, substituições, isenções e tudo mais sobre aquele documento que de fato esta, cancelado!

 

Conseguiu entender a dor de cabeça que terás tanto com notas de entrada, quanto com notas de saída?

 

Percebeu que o seu SPED entregue, pode conter erros graves? Percebeu que as guias e darfs pagos pelo cliente podem e devem estar com os valores errados?

 

Veja se você errar pra mais seu cliente será lesado e se for pouco, talvez ele nem perceba e “passe batido”, se for muito ele vai embora de sua contabilidade e muito provavelmente lhe processará.

 

Agora se você por um equivoco lesar a RFB, ai a situação fica bem mais complicada, pois nesta situação a apropriação de crédito indevido, sonegação e tantos outros “erros”, que podem ocorrer, irão gerar inúmeros problemas de dimensões e proporções astronômicas, para sua carreira e para sua Empresa Contábil.

 

Neste vídeo demonstro passo a passo como identificar e como garantir a segurança de sua empresa contábil e das empresas de seus clientes, os tão amados contribuintes!

 

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Osmair Marangne

Formação em Sistemas de Informação, pós-graduado em Gestão de Projetos e Administração de Empresas – Sócio Diretor da SOBIT Integrações Inteligentes entre Sistemas.

Aficionado, entusiasta e estudioso em tecnologia a serviço da vida e melhores condições de trabalho, em contabilidade a serviço das empresas, em melhoria continua de processos e metodologias, em automatização digital, integração entre sistemas e arquivos, transformação de dados, Data Mining, Data Warehouse, SAAS, Middleware, MindMap, Cloud Computing, fazer mais com menos!

 

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Quer empreender, então escolha muito bem seu contador, seu banco e seu advogado!

Sei, sou suspeito por escrever um post como este, principalmente por ter como clientes os contadores, mas esta é a pura verdade, se você não quer ver seu sonho de empreender virar um pesadelo, procure um excelente contador e não só um excelente contador, procure também um excelente advogado e um excelente banco/gerente bancário.

Uma amiga e também cliente há um tempo me disse:

“ – Olha Osmair, nunca bastará para sua empresa simplesmente dar lucro financeiro, é obvio que empresa que não dá lucro, fecha! Mas, sua empresa dando lucro financeiramente falando você terá que amparar o bom desempenho de sua empresa com um excelente contador, um excelente advogado e um excelente banco, pois um contador ruim, um advogado ruim ou um banco ou pouco parceiro, pode e irá cedo ou tarde lhe arruinar. ”

 E na hora que ela falou, percebi que nunca tinha pensado nisso, mas que era pura verdade, se não for à máxima!

Muitos empreendimentos, muitos negócios começam ou surgem na informalidade, é comum um amigo que começa a “mexer” com suspensão de carro abrir futuramente um centro automotivo, a vizinha começar a fazer salgadinho, doces e posteriormente abrir uma casa de massas, o pai de um amigo por ter perdido o emprego, já com certa idade, e por isso não conseguir recolocação, empreender em um comercio popular, enfim, as razões são as mais diversas.

Julgo que esta forma, este caminho, este jeito, de empreender seja uma das maneiras mais bem sucedidas, deixo bem claro que não apoio ou faço apologia a irregularidades e/ou informalidades, porém grandiosos conglomerados se iniciaram desta forma, quem não conhece a historia de empresas como Walt Disney, Facebook, Microsoft, Apple, Magazine Luiza, Ricardo Eletro, Casas Bahia, SBT e tantos outros nacionais e multinacionais que foram criados e idealizados em garagens pelo mundo a fora.

…grandiosos conglomerados se iniciaram desta forma, quem não conhece a historia de empresas como Walt Disney, Facebook, Microsoft, Apple, Magazine Luiza, Ricardo Eletro, Casas Bahia, SBT e tantos outros nacionais e multinacionais que foram criados e idealizados em garagens pelo mundo a fora.

E tem mais, acredito que fazendo assim dará tempo ao empreendedor de sentir se o negócio que ele tem em mente é tudo aquilo que ele espera, principalmente nos pontos não tão positivos assim, pois problemas e dificuldades todos os negócios e empreendimentos vão oferecer.

Seria como um teste piloto, uma experiência pra ver se aquele cidadão acostumado a receber ordens, bater cartão enfim, aquela pessoa que tem seu o dia a dia tudo certinho, hora pra acordar, levantar, tomar café, hora pra estar em casa novamente…  Uma rotina de anos que agora não lhe pertence mais, pois neste novo período ele é quem manda quem obedece, não tem mais um chefe, mas sim inúmeros chefes, não pode se demitir, nem tão pouco, tem pra quem pedir a conta (rs), mas o contrário é verdadeiro, ele pode ser demitido inúmeras vezes e continuar trabalhando na mesma empresa e, isso acontece quando o cliente para de comprar em sua empresa ou mesmo, consumir seus serviços e produtos.

Teste sempre sua ideia de empreendedorismo em um ambiente seguro!

Então, o empreendimento prospera, seu projeto piloto ganha força e agora devido às novas necessidades que o empreendimento tem para crescer precisa de fato formalizar o negócio até por que, agora você precisa de uma conta em banco para gerar boletos, há clientes maiores, empresas maiores querendo adquirir seus produtos ou serviços e pra isso precisa gerar e fornecer nota fiscal, sair da informalidade de fato.

A vida é dura só com quem é mole, todos precisam crescer e com empresas e negócios não é diferente.

Os números começam a tomar uma proporção e projeção mais significativa, você precisa contratar pessoas (nossa contratar pessoas, este também é um tema bastante polêmico, mas deixa para outro post), e por fim mais não menos importante uma assessoria jurídica.

E por que devemos selecionar tão bem Contador, Banco e Advogado?

Eu me julgo bastante inexperiente ainda, pois possuo poucos anos como empresário, mas já conversei horas e horas com pessoas muito mais experientes e é unanime esta afirmação, então, mesmo que superficialmente, vou descrever um pouco do que eu ouvi, vivi e vi acontecendo comigo e com meus amigos empresários.

Ah! Nestes poucos anos de empresário já li e estudei bastante, não domino essas matérias em si, mas recomendo a todos, principalmente aqueles que desejam empreender estudarem o quanto possível for sobre três temas:

  1. Educação financeira;
  2. Contabilidade;
  3. Advocacia.

Isso vai ajudar até na hora de você escolher o profissional, empresa ou instituição que irá contratar.

Pois bem, vamos aos bancos:

Um banco nada mais é do que um dos seus principais parceiros financeiros e se ele for um parceiro mesmo, você como empresário decola e consegue sem duvida oferecer inúmeras vantagens aos seus clientes e, quem não quer comprar com certa vantagem?

De maneira geral há bancos no mercado que podem lhe conceder Capital de Giro, Adiantamento de Recebíveis, e inúmeras outras modalidades de empréstimos e neste momento muitos devem perguntar:

– Osmair se sua empresa vai bem por que precisa de dinheiro emprestado?

Tem muitas formas de responder isso, mas está é a minha…por que sim…eu quero dinheiro…rs

Brincadeira à parte, vamos a alguns pontos de extrema importância para que você decida ou não tomar empréstimos e/ou buscar um sócio para seus negócios:

  1. Você precisa alavancar seu empreendimento de alguma forma?

Ou melhor, você precisa fazer frente aos seus concorrentes? Se a resposta sim, então, saiba que por mais exótico e/ou pitoresco, o que você vá fazer, em todos os segmentos, mercados e afins há milhares de pessoas fazendo o mesmo que você faz, ou coisas muito semelhantes, então você precisa aparecer, você precisa investir.

Mas, capital próprio tem fim e limitação, a alavancagem vai lhe possibilitar ir mais longe e possivelmente primeiro que muitos de seus concorrentes, porém é muito importante ter ciência que você está alavancado e que não dá pra ficar alavancado a vida toda, você precisa ter estratégia e metas bem estabelecidas e definidas para que a alavancagem não vire uma bola de neve.

  1. Você deseja compartilhar risco? Mas o que é compartilhar risco?

Bem se você não tem problemas com repartir um pedaço do bolo desde que almeje um bolo maior, para que a fatia no futuro seja até maior do que o bolo inteiro no momento atual, então você está apto a compartilhar risco. Os bancos e outras instituições financeiras colocaram dinheiro em sua ideia e te apoiaram financeiramente e claro, em troca disso vão comer pedaços do seu bolo, mas caso o negócio de errado você não perde sozinho, entende? Diferente do governo que ganha quando você lucra e às vezes mesmo quando você tem prejuízo (dependendo do seu contador, mas falo disso logo mais… rs), caso seu negócio prospere os seus sócios, ou seja, pessoas ou instituições, como bancos que  investiram em sua empresa ganharam e caso você quebre todos perdem, cada um na sua proporção.

  1. Mesmo com grana na conta, vale a pena compartilhar risco?

Eu digo sem sombra de duvida, que sim!

Embora os juros e os empréstimos nos país estejam pela hora da morte, se você consegue um investidor, ou um empréstimo que em linhas gerais no final da no mesmo, você protege parte de seu patrimônio caso as coisas derem erradas.

– Ah! Mas dando certo terei que dividir os lucros?

Por um período sim e, não parece, mas ao longo do tempo você entenderá que isso é extremamente benéfico a sua empresa e aos seus negócios, futuramente você pode comprar a parte deles, pois a maioria dos investidores não quer morrer com o negócio. A ideia da maioria dos investidores é entrar na empresa esperar crescer e vender sua parte e se essa venda for para um dos sócios é até melhor e menos burocrático!

  1. O Sócio pode prejudicar seu negócio?

Sim, por isso tome bastante cuidado ao buscar e escolher um sócio, pois é como um casamento e, pode tanto lhe ajudar como lhe ferrar e com isso ferrar com seus sonhos, muito cuidado mesmo.

Este tema é bastante polêmico também e em breve escreverei sobre, pois mesmo com tão pouca experiência (apenas nove anos), tenho muito pra contar acredito que assim, irei colaborar com muitas pessoas.

  1. E as taxas cobradas por serviços?

Saibam que as taxas podem variar muito de um banco para outro, se você resolver utilizar boleto então, fique bastante atento, pois tem banco que cobra uma fortuna por este serviço.

  1. Empréstimos?

Existem bancos no mercado que são muito mais solidários com os empreendedores de plantão do que outros, mas muito cuidado, no final banco não é instituição filantrópica e tem que dar lucro, logo tenha cuidado e leia muito bem todos os contratos que assina, pra não fica sem sua fatia do bolo maior!

  1. O gerente do banco é importante?

Sim, sim, sim…rs!

Pessoal, toda e qualquer empresa, instituição não existe sem pessoas, em tempo, são as pessoas que fazem boa parte das coisas acontecerem, embora atualmente muita coisa é eletrônica e automatizada, sem seu gerente para apertar os botões certos nada acontece, a regra é clara, um excelente gerente pode mudar sua percepção sobre o banco, a instituição financeira em si.

Pessoas são fundamentais, embora toda regra tenha exceção antes dos profissionais vem as pessoas e via de regra boas pessoas são excelentes profissionais!

Já falamos um pouco sobre bancos e ou investidores e agora vamos falar um pouco sobre Assessoria Jurídica.

Veja, pode parecer banalidade, mas é muito sério, enquanto você é pobre ferrado e não tem nada a oferecer, ninguém vai tentar tomar algo de você, afinal você não tem nada, não é!?

Mas, quando você começar a ter algum dinheiro de verdade, ai a coisa muda de figura, se sua empresa prosperar muitas instituições e pessoas mal intencionadas podem, de uma forma ou de outra, tentar lhe prejudicar e uma boa Assessoria Jurídica, vai de encontro a tudo isso, o advogado é o profissional que vai lhe orientar sobre o que, como, quando falar ou fazer algo dentro das leis.

Os cuidados com contratos, contratações, parcerias, funcionários, clientes, fornecedores, cuidados, mídia e por ai vai, fico por aqui, pois há uma série de itens que só um bom advogado pode descrever por inteiro.

Veja, é este profissional que conhece as regras do jogo e um excelente advogado, conhece  da forma mais intima possível.

Este profissional sem duvida é indispensável para você e sua empresa, a ausência ou mesmo a ineficiência e/ou ineficácia, deste profissional pode colocar você e sua empresa e situações muito complicadas.

Pense, você pode chegar ao cumulo de estar vendendo muito bem, sua empresa e seus negócios extremamente sadios, financeiramente falando e mesmo assim, alguém tentar lhe prejudicar. Então, não hesite na contratação de um bom profissional que lhe assessore juridicamente.

Entenda você precisa de Assessoria Jurídica e ponto!

Então vamos falar por fim e não menos importante, diria mais, com importância equivalente, falaremos sobre o Contador!

E agora, se não for, esta entre os mais legais, como já disse antes, já estudei advocacia por conta própria e foi ai que me inclinei ainda mais para a contratação de uma Assessoria Jurídica, mas quando da primeira conversa com minha Advogada a mesma logo foi me pedindo o contato de meu contador e foi ai que percebi que contador e advogado andam de mãos dadas. Então, se você tiver um excelente advogado mais o seu contador não for tão bom assim, a coisa complica e o contrário também é verdadeiro!

Veja, um excelente Advogado como já disse antes conhece as regras do jogo de forma intima e vai lhe orientar a como jogar direito, para não tomar cartão algum. Já o Contador, há meu querido! Este joga junto com você, na minha humilde percepção o contador funciona como um auxiliar técnico, enquanto o advogado ira lhe orientar a respeito do que fazer no âmbito geral e legal, por conhecer de leis em linhas gerais como já dito acima, o contador vai lhe orientar em como vender, como comprar, como contratar, como demitir, o que pagar o que não pagar e também preceitos e conceitos jurídicos dentro de suas atribuições, ele será a peça chave de sua estrutura que vai lhe apontar quanto e quando deve ser recolhido o imposto, ou onde você tem imposto a recuperar, alíquotas e muitas outras coisas.

Eu não sou nenhum boleiro nato, mas me atrevo a fazer a seguinte analogia, pense assim, imagine um jogo de futebol e o time em campo é sua empresa, o técnico é o Contador e você entra em campo pra jogar. Ah! Não nos esqueçamos do Juiz que pode ser naturalmente a Receita Federal e o outro time, nossos concorrentes… rs.

Veja! Durante o jogo seu técnico irá lhe dizer olha: faça assim, faça assado ou frito, mas quem de fato tem que fazer é você, ele não pode entrar em campo e tão pouco atuar em seu lugar, por isso fica tão estressado quando você faz algo errado, pois mesmo estando fora do campo se o Juiz quiser e tiver base para tanto pode expulsar do jogo, você e ele de uma vez só.

Um bom contador vai evitar que você sonegue sem querer, um exemplo disso ocorre quando cadastramos um produto com tributação errada e acabamos sonegando sem querer, o contrario também é verdadeiro, recolher imposto sem necessidade também é muito comum.

Um bom contador vai lhe ajudar em um processo de elisão fiscal, configurando ou auxiliando na configuração de seus sistemas, lhe auxiliando na forma que você tem que vender seus produtos ou serviços, pagando os impostos devidos corretamente, ou seja, nem mais nem menos.

Um bom contador vai lhe ajudar a escolher melhor tipo de tributação para sua empresa, produto ou serviço.

Um bom contador pode fazer dentro dos preceitos da lei, com que sua empresa mesmo em situação complicada continue funcionando.

E um contador ruim pode fazer com que sua empresa mesmo em situação positiva tenha problemas com o Fisco.

Ah! Você lembra que na minha primeira conversa com minha advogada ela logo foi perguntando de meu contador? Então, com bancos e possíveis investidores não é diferente, eles desejam as informações de sua empresa, mas querem isso em relatórios contábeis.

Olha vou encerrando por aqui mais deixo bem claro, que todo empresário, todo empreendedor, toda empresa precisa sem duvida de um excelente contador, um excelente gerente de banco e um excelente advogado, não nessa exata ordem, mas o fato é que estes três itens farão uma diferença muito grande em sua empreitada.

Osmair Marangne

Formação em Sistemas de Informação, pós-graduado em Gestão de Projetos e Administração de Empresas – Sócio Diretor da SOBIT Integrações Inteligentes entre Sistemas.

Aficionado, entusiasta e estudioso em tecnologia a serviço da vida e melhores condições de trabalho, em contabilidade a serviço das empresas, em melhoria continua de processos e metodologias, em automatização digital, integração entre sistemas e arquivos, transformação de dados, Data Mining, Data Warehouse, SAAS, Middleware, MindMap, Cloud Computing, fazer mais com menos!

 

Conciliação Bancária, Financeira, Cartão de Crédito

Conciliação

Vamos aos significados e, para esta palavra igualmente para tantas outras em nosso vocabulário há uma série de definições.

Então vamos à algumas delas:

Já de cara no Google encontramos o seguinte:

Substantivo feminino

  1. ato ou efeito de apaziguar-se com; pacificação, acomodação, reconciliação.

“depois do arrufo vem a c.”

  1. ato ou efeito de pôr (ou porem-se) de acordo litigantes, ou de harmonizar (ou harmonizarem-se) pessoas desavindas ou discordantes.
    • jur ajuste entre demandantes para pôr fim à sua demanda legal.

“c. de desquite”

  1. ato ou efeito de combinar, ajustar ou harmonizar coisas que parecem contrárias ou contraditórias, ou textos e doutrinas que se afigurem como incompatíveis.

E, em Dicio – Dicionário On-Line de Língua Portuguesa, encontramos:

Significado de Conciliação

s.f. Ação ou efeito de conciliar.
Ação ou efeito de agir de maneira pacificadora com; reconciliação.
Ação ou efeito de fazer com que alguém (que esteja em desacordo com outra pessoa) entre em acordo com; harmonizar ou harmonizar-se.
Jurídico. Acordo feito entre as partes que estão num litígio.
Ação ou efeito de combinar e/ou harmonizar coisas (pessoas, textos, ideologias etc) que se opõem ou se apresentam de maneira distinta e incompatível.
(Etm. do latim: conciliatio.onis)

Sinônimos de Conciliação

Conciliação é sinônimo de: entendimentoconsonânciacongraçamentoconcórdia,

 harmonia,conformidadeacordoconcordânciareconciliação;

Antônimos de Conciliação

Conciliação é o contrário de: inconciliação

Definição de Conciliação

Classe gramatical: substantivo feminino
Separação das sílabas: con-ci-li-a-ção
Plural: conciliações

Bem, agora que já temos as definições da palavra CONCILIAÇÃO, podemos então, entrar no mérito da questão, pois o objetivo aqui é tratar de conciliação bancária, conciliação de cartão de crédito, enfim a conciliação financeira propriamente dita.

Mas, antes que você pense que apenas neste “pequenino” post consigamos escrever tudo o que pode ser escrito sobre este assunto, esqueça!

Fique bem claro que você terá que ler muito sobre isso, mas lhe garanto ao final de seus estudos e sua leitura sentira-se cada vez mais apito e, a educação e o saber nunca são de mais, principalmente quando falamos de educação e sabedoria financeira!

De fato, muitos clientes me questionam sobre como saber se determinada conta foi baixada ou não na contabilidade e também sou questionado sempre sobre a baixa de documentos fiscais no departamento fiscal e claro que isso também acontece com certa frequência nos demais departamentos da contabilidade, afinal, como saber se o cliente da contabilidade:

  1. pagou tudo que comprou;
    1. Posição de caixa…
  2. recebeu tudo que comprou;
    1. Posição de estoque…
  3. entregou tudo que vendeu;
    1. Posição de estoque…
  4. vendeu tudo que entregou;
    1. Posição de caixa e posição de estoque + pendências, estoque just-time e por ai vai…
  5. devolveu todas as compras canceladas;
    1. Posição de estoque, estorno de pagamentos, posição de caixa + fluxo…
  6. repôs no estoque todas as vendas canceladas;
    1. Posição de estoque, perdas com transporte e devoluções;
  7. no caso de comércio eletrônico isso vai ainda mais longe.
    1. ..aqui o bicho pega mesmo!

Enfim é isso e, é neste contexto que vamos tratar a palavra CONCILIAÇÃO.

Se tentarmos enquadrar em um de seus significados, os quais vimos acima, podemos utilizar, neste caso:

“Ação ou efeito de combinar e/ou harmonizar coisas (pessoas, textos, ideologias etc) que se opõem ou se apresentam de maneira distinta e incompatível.”

A contabilidade tem cada vez mais a obrigação de realizar trabalhos extremamente árduos sobre as conciliações, uma vez que a RFB está de olho vivo sobre vendas, compras, estoque, funcionários e tudo mais cruzando informações e chegando a números cada vez mais detalhados sobre as empresas e negócios dos clientes da contabilidade e com isso, a contabilidade não pode e não deve ficar pra trás, pois o risco sobre o seu negócio é cada vez maior.

Como sempre digo, tem que investir cada vez mais em tecnologia, não tem jeito, tem que acontecer com as contabilidade, o outrora, aconteceu com os Bancos, Seguradoras, Corretoras de Valores e outras empresas que tem em seu negócio risco demasiadamente elevado.

Atualmente, há no mercado uma série de ferramentas, que podem ajudar nesta tarefa, com o objetivo de automatizar parte ou toda a conciliação.

Veja, na maioria das grandes empresas, já informatizadas, boa parte das conciliações, senão toda, são feitas automaticamente, pois não há como conciliar manualmente milhares de transações.

A conciliação do movimento, fiscal, contábil, financeiro, estoque e outros, é uma das tarefas mais importantes ferramentas de gestão de uma empresa, pois é muito importante saber se o que você pensa sobre determinado número é real ou não, saber se a empresa está dando realmente lucrou ou prejuízo em determinado período, se temos pagamentos pendentes, se temos recebimentos pendentes e por ai vai, em outras palavras conciliar pode e irá trazer a realidade de sua empresa à tona.

Claro que é importante mencionar outras ferramentas, como acompanhamento de fluxo de caixa, ficar de olho no “descasamento” de fluxo de caixa, criar e manter atualizada projeção futura de fluxo de caixa e por ai vai, mais estes itens assim como muitos outros devem ser tratados em outros posts.

Em um exemplo prático temos a SOBIT, uma empresa e pequeno porte, mas já tem um fluxo interessante e seria muito custoso, não impossível, mas extremamente caro para nós, realizarmos nossa conciliação periódica manualmente.

Então, em linhas gerais como fazemos esta tal conciliação aqui?

Bem simples eu diria, fazemos do mesmo jeito que é feito em uma série de outras empresas, resumidamente falando, somente dos recebimentos, fica assim:

O processo começa com a geração dos boletos e notas fiscais, assim todos os meses geramos os boletos e as notas, os clientes pagam estes boletos em determinado dia, conforme contrato de cada um, e diariamente entramos no homebank, baixamos os arquivos de retorno, também conhecidos como “francesinha” e/ou CNAB, importamos em nosso sistema financeiro e pronto, detalhe, em empresa de grande porte todo este processo é totalmente automatizado, não há nenhuma etapa manual, exceto claro o posterior “check” do analista, mas que também trabalha com a informação em planos mais sintéticos (analisa gráficos e outros números em dashboards).

Com isso já sabemos como, quem, quando e onde pagou ou não, inclusive detalhes das transações como juros, descontos e outras informações financeiras extremamente relevantes.

Ah! Um processo muito semelhante é utilizado no recebimento por cartão de crédito, mas aqui ainda temos o “chargeback” e outros problemas de Checkout, mais isso deixa pra outro post, caso contrário não termino este nunca, pois  “Chargeback” e problemas com Checkout podem e rendem muito assunto…

Voltando, infelizmente nem todas as Empresas Contábeis conseguem reutilizar esta informação dentro da contabilidade de forma automática, assim como é feito dentro de seus clientes (com seus sistemas), mesmo quando seus clientes já tem tudo lá, ou seja, mais retrabalho para a contabilidade, que tem que conciliar tudo o que já foi conciliado em seu cliente.

Neste processo de retrabalho há uma perda mutua, ou seja, de um lado, perde a contabilidade que não reusa o trabalho já realizado dentro de seu cliente partindo do zero toda vez, noutro lado, perde o cliente que de fato não sabe se fez tudo certo.

Porém devo ressaltar que, é a informação do cliente, informação produzida pela empresa ou seus negócios que estão em check e, sendo entregue automaticamente a RFB e, num segundo momento não tão automaticamente, esta “mesma informação” deve ser reentregue a RFB através das declarações e obrigações acessórias, pela contabilidade, o risco de existir divergência de informação só aumenta.

Veja, por um lado a RFB recebe tudo automaticamente, notas, movimento de cartão de crédito, movimento bancário e por outro lado sem a devida integração e conciliação acordada, recebe novamente o que deve ser um “espelho”, ou seja, as declarações e obrigações acessórias.

Realmente uma tarefa para gente que estuda muito, por que isso contrate um excelente contador ou…seu risco será cada vez maior!

Mas, também nem tudo é espinho não é verdade, sabe por quê?

Porquê há no mercado atualmente, uma série de ferramentas que ponde ajudar à automatizar parte ou toda a conciliação.

Bem, como já havia dito antes há uma série de empresas de tecnologia especializadas em integração de arquivos, migração, mineração de informação, transformação de dados, enfim.

E para estas empresas é possível realizar este “cruzamento” de informação e gerar um arquivo pronto para ser importado pelo sistema da contabilidade.

A casos, em que o ERP da contabilidade não oferece suporte sobre a importação de arquivos para baixa de movimento contábil e fiscal (cliente e fornecedor), porém o fato de você ter uma conciliação financeira em suas mãos, facilitará e muito seu trabalho, principalmente quando tiver que bater resultados sobre relatórios com milhares de lançamentos.

Pense, imagine um montador de moveis, montando moveis com uma chave de fenda, ou seja, sem suas ferramentas elétricas, sem as ferramentas apropriadas, ele pode ter a experiência que for, só está perdendo tempo e consequentemente dinheiro, assim é a contabilidade sem o apoio tecnológico que precisa.

Mas, claro que devemos levar em consideração que muitos montadores de moveis, “detonam” nossos moveis ao montar de qualquer jeito para ser cada vez mais rápido usando suas ferramentas que “parafusa, fura, cola, injeta, prega e faz café”, e com o pensamento de “terminar logo”, para pegar outro serviço ou pior, ir embora mais cedo…rs…

Portanto, não sejamos profissionais assim, pensemos diferente, sugiro pensar que, agora que temos ferramentas que podem nos ajudar, por que não ser mais caprichoso e chegar a um produto final cada vez mais formidável.

 Criatividade, carinho e amor pelo que esta fazendo é básico.

 

http://www.dicio.com.br/conciliacao/

https://www.google.com.br/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=concilia%C3%A7%C3%A3o+significado

Osmair Marangne

Formação em Sistemas de Informação, pós graduado em Gestão de Projetos e Administração de Empresas – Sócio Diretor da SOBIT Integrações Inteligentes entre Sistemas.

Aficionado, entusiasta e estudioso em tecnologia a serviço da vida e melhores condições de trabalho, em contabilidade a serviço das empresas, em melhoria continua de processos e metodologias, em automatização digital, integração entre sistemas e arquivos, transformação de dados, Data mining, Data Warehouse, SAAS, Middleware, MindMap, Cloud Computing, fazer mais com menos!

Você ainda faz investimento a Fundo Perdido em sua Empresa Contábil?

Que tal recuperar boa parte se não tudo daquilo que é investido a Fundo Perdido em sua Empresa Contábil?

Primeiro vamos entender o conceito de Fundo Perdido:

Bem, nada mais é do que quando um investidor disponibiliza recursos para um determinado projeto, ou situação, sabendo desde o primeiro momento que esta não  trará retorno algum.

Recursos para fundos sociais, ONGs, obras de infraestrutura, saneamento básico e construção de moradias populares entre outros projetos.

Mas este conceito de investimento a Fundo Perdido não deve ser aplicado em uma Empresa Contábil, pelo menos não deve ser aplicado no core business da Empresa Contábil.

Se desejar doar para uma entidade, patrocinar um atleta ou um projeto, excelente, mas não deixe este tipo de coisa existir em sua empresa, afinal Empresa Contábil tem dar lucro!

E por que estou dizendo isso?

Por que atualmente, mesmo com uma maior difusão de informação e de tecnologias, ainda existe uma série de Empresas Contábeis que realizam diariamente altos investimentos à Fundo Perdido, ou seja, tarefas que poderiam ter uma performance muito mais elevada são tratadas com certo descaso e geram custos absurdos, custos estes que poderiam ser revertidos em aumento de rentabilidade, e com isso maiores bônus, PLR, premiações e outras coisas que são interessantes à todos, um verdadeira cadeia de ganha, ganha seria estabelecida, podemos denominar também de cadeia de valor, todo mundo tem que ganhar.

Geralmente quando visito um cliente e explico o que fazemos ele logo de primeira entende, mas também é muito complicado, pense você.

Olha quanta coisa dá pra automatiza ou melhorar dentro dos processos de uma Empresa Contábil, e olha que eu me considero bastante leigo nisso e só me atrevo a falar do ponto de vista de TI, software e uso dos recursos tecnológicos e, não me atrevo a falar de todos os aspectos.

Vamos a alguns exemplos:

  1. Quase todos os documentos físicos tem um lastro digital, por que trabalhar com a digitação do arquivos físicos? Atualmente extratos bancários, extratos de cartão de crédito, arquivos e relatórios de boletos pagos e recebidos (borderô e francesinha, para o mais antigos como eu…rs), relatórios de contas à pagar e a receber, enfim quase tudo.
  2. Por que mandar um motoboy periodicamente buscar notas e outros documentos no cliente se tudo isso pode se resolvido por meios e ferramentas digitais? Em grandes metrópoles com muito trânsito, obras constantes e outros problemas este tipo de logística física é um massacre a qualquer um, é impossível fazer o negócio dar lucro com processos e procedimentos arcaicos.
  3. Por que solicitar uma série de documentos físicos ao seu cliente se tudo o que ele tem que lhe enviar tem que ser digitalizado dentro da própria Empresa Contábil? Gastasse com logística, com armazenamento físico, o que todos nos estamos cansados de saber que é muito mais caro do que o armazenamento digital e no fim das contas quem tem que guardar de fato estes documentos são seus clientes, o contribuinte de fato.
  4. Por que não solicitar tudo digitalizado?
  5. Por que não integrar tudo?
  6. Por que não automatizar?
  7. Por que buscar mais e mais clientes, quando podemos fazer render mais os que já temos, sendo melhores a cada dia naquilo que fazemos?

E ai eu começo a escutar:

– Há mais meu cliente não tem a minima condição de me fornecer as informações desta forma, pelo menos não todos.

Então eu digo:

– Pra você talvez não, mas pra RFB ele emite tranquilamente sem se queixar não é verdade?

E ai os mais céticos me perguntam:

– A é, e quando ele faz isso?

Muito simples de responder esta questão:

– Quando gera um nota de saída, quando realiza uma compra, quando realiza uma transação bancária, quando passa o cartão do cliente na maquininha, quando entra no site da prefeitura para lançar uma nota de prestação de serviço, enfim, a RFB está “plugada” em seu cliente 24/7 com uptime de 100%  e por que não dizer 101%…rs!

Enfim, a RFB terá sempre a faca e o queijo em suas mãos, e acredito que o Empresário Contábil deva se municiar de tecnologia, softwares e outras ferramentas para andar junto com a RFB e buscar ter visão e produtividade semelhante e assim conseguirá de maneira indireta acabar com investimentos a Fundo Perdido em sua Empresa Contábil um à um.

E quando isso acontecer qual será o resultado?

Muito simples também:

  1. Redução de riscos sobre o negócio, EMPRESA CONTÁBIL;
  2. Maior competitividade;
  3. Maior produtividade;
  4. Maior taxa de acerto;
  5. Consequentemente taxa de erros;
  6. Redução no pagamento de multas;
  7. Redução no pagamento de horas extras;
  8. Redução em atritos com os clientes;
  9. Maior retenção da carteira;
  10. Maior rentabilidade sobre a carteira;
  11. Custo extremamente competitivo;
  12. Mesmo com um número menor de clientes na carteira, será percebido um aumento de rentabilidade exponencial;
  13. Fazer mais com menos;
  14. Utilizará muito melhor cada recurso que tem, desde o motoboy até o presidente da Empresa Contábil, passando pelos analistas, contadores e tudo mais, em verdade, na máxima, uma folha só será impressa se realmente tiver que ser.

Pense nisso enquanto um motoboy leva um dia para recolher notas, tem ferramentas no mercado que fazem isso automaticamente, enquanto um contador graduado e gabaritado, um recurso que vale ouro, passa dias e dias digitando lançamentos e eventos contábeis a ferramentas que fazem isso em questão de segundos.

A pergunta que você empresário contábil tem que ser fazer à si mesmo é:

Vale a pena, dar as costas para todas as mudanças, toda a inserção tecnológica que vem sendo proposta ou começar, mesmo que aos poucos, mudar a forma de trabalhar?

Pense, se um, apenas um único cliente em sua carteira colaborar e lhe proporcionar automatizações e integrações, este cliente irá aumentar sua receita, pois indiretamente irá reduzir e muito seu custo e seu risco.

Osmair Marangne

Formação em Sistemas de Informação, pós graduado em Gestão de Projetos e Administração de Empresas – Sócio Diretor da SOBIT Integrações Inteligentes entre Sistemas.

Aficionado, entusiasta e estudioso em tecnologia a serviço da vida e melhores condições de trabalho, em contabilidade a serviço das empresas, em melhoria continua de processos e metodologias, em automatização digital, integração entre sistemas e arquivos, transformação de dados, Data mining, Data Warehouse, SAAS, Middleware, MindMap, Cloud Computing, fazer mais com menos!

 

E-CREDAC e PER/DCOMP

E-CREDAC: Sistema Eletrônico de Gerenciamento do Crédito Acumulado.

PER/COMP: Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação.

Bem periodicamente um ou outro cliente e amigo contador entra em contato para falar sobre estes dois assuntos e outros muito ligados.

O fato é, com a crise em nosso país, os empresários brasileiros estão buscando dinheiro ou mesmo pagar somente o justo pelo que produzem a todo custo.

Nunca na história os empresários ficaram tão ligados a forma como são tributados os seus produtos, em outras épocas tanto fazia se a coca-cola era tributada ou não o que importava para o estabelecimento comercial, o distribuidor e outros era vender a tal coca-cola.

Bem isso vem mudando e muito, quase diariamente meus clientes me questionam sobre como buscar notas de períodos antigos, ou mesmo como gerar os arquivos para o E-CREDAC ou PER/DCOMP, não vou entrar neste assunto neste posts.

O objetivo deste post é falar mais sobre estes processos de recuperação de credito, restituição, reuso, reembolso, mais no intuito de preparar o contribuinte para que o mesmo possa tornar possível o trabalho ao contador.

Estes processos são muito interessantes para o contador e muito mais ainda para seus clientes, mas é claro, deve ser feito corretamente para não gerar maiores problemas para a contabilidade e seu clientes e estes detalhes devem ser tratados com o seu contador de confiança, mas não deixe de verificar o quanto pode economizar com impostos, sem falar que tudo isso é um direito seu é lei.

Uma outra coisa bastante interesse de verificar com seu contador é se seus produtos ou serviços estão configurados corretamente em seu sistema.

Veja a configuração correta de seus produtos e serviços, tabela TIPI, pis/confins, alíquota de ICMS, isenção, alíquota zero, alíquota de ISS e outros podem lhe trazer um beneficio muito grande, principalmente se você é um distribuidor ou mesmo atacadista e/ou varejista ou um prestador de serviço de pequeno ou médio porte, vale lembrar também que na segregação de receita até as empresas de menor porte tem benefícios a serem obtidos.

Isso nada mais, nada menos é do que um processo de elisão fiscal, ou seja, uma forma legal de pagar corretamente seus impostos, nem mais nem menos, somente o correto.

E por que resolve escrever este posts:

Ocorre que, estou cansado de chegar em comércios de pequeno e médio porte , empresas e si, e ver notas que não foram enviadas para escrituração, isso é bobagem não se deve fazer mais isso, até por que estas notas eletrônicas já foram escrituradas pela receita federal e pra você tomar um multa ter sua inscrição suspensa e muitos outros problemas é rápido.

Hoje na SOBIT uma empresa pequena, se comparada com a receita federal, temos como saber muito sobre cada empresa cadastrada aqui e, em um piscar de olhos conseguimos muitas informações sobre varias empresas ou mesmo um nível de detalhamento absurdo sobre cada uma delas, agora imagine você, imagine a Receita Federal, que está conectada a tudo on-line, em tempo real?

Pense, o melhor é buscar um bom contador, entender com ele as regras do jogo e jogar o melhor possível, dentro das regras e vencer assim!

Então a palavra de ordem é, quer pagar seus impostos corretamente, busque um bom contador e quando encontrar exija pagar o correto, dentro da lei, e exija que isso seja feito da melhor forma possível, e claro não pense que isso vai acontecer do noite para o dia, tenha em mente que este é um processo, onde há questões como mudança cultural e outras, a mentalidade sobre como as coisas são feitas e como deve ser feitas e se deve ser diferentes, então inúmeras mudanças podem ser propostas as mesmas devem ser analisadas, aceitas e executadas.

Osmair Marangne

Formação em Sistemas de Informação, pós graduado em Gestão de Projetos e Administração de Empresas – Sócio Diretor da SOBIT Integrações Inteligentes entre Sistemas.

Aficionado, entusiasta e estudioso em tecnologia a serviço da vida e melhores condições de trabalho, em contabilidade a serviço das empresas, em melhoria continua de processos e metodologias, em automatização digital, integração entre sistemas e arquivos, transformação de dados, Data mining, Data Warehouse, SAAS, Middleware, MindMap, Cloud Computing, fazer mais com menos!