A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), nota de venda de mercadoria é obrigatória nas empresas brasileiras, independente do tamanho. Entretanto, nem todo mundo sabe que o arquivo XML gerado na emissão da Nota Fiscal é em si a nota fiscal, ou seja este XML é em si o documento fiscal que ampara a comercialização legal de mercadorias no território nacional.
E você ai pensando no papel (Danfe) gerado, para vai, ta por fora…rs!
Este papel(Danfe), é uma mero documento sem valor legal, utilizado para acompanhar as mercadorias durante o transporte e assim viabilizar e tornar mais fácil a fiscalização, principalmente no tráfego destas mercadorias, só isso. Não serve de maneira alguma, para apresentar a receita federal em uma eventual fiscalização, o que vale de fato é o XML!
Então se o XML é o mais importante, por que você ainda guarda os Danfes?
Você sabia que o XML tem que ser guardado, armazenado e ficar a disposição da RFB por 5 anos, no mínimo?
Você sabia que as multas sobre a não apresentação destes documentos são altíssimas, e podem até mesmo fechar sua empresa, assim de uma hora para outra?
Vamos então falar do documento fiscal ou seja do XML e qual a importância de guardá-lo pelo tempo determinado na legislação (5 anos).
Vamos evitar problemas ai em sua empresa!?
Neste artigo, você entenderá tudo sobre esse tema.
O que é XML da Nota Fiscal?
O arquivo XML nada mais é do que um arquivo digital gerado em uma linguagem de computador que permite ali colocarmos todas as informações correlacionadas aquela transação comercial, é uma linguagem de demarcação preparada para o uso tanto na internet quanto em seu computador local, seu celular e outros.
O arquivo é gerado durante a emissão da NFe, quando o emissor vai realizar um venda e emissão da NFe ele deve se comunicar com a RFB e nesta comunicação ocorre a geração do XML (obviamente nada é tão simples assim, mais para o nosso caso os detalhes não importam agora).
Algumas características encontradas em todas as NFe:
Dados da NFe: valor total, número, modelo, série e datas de emissão;
Dados do emitente e do destinatário;
Dados dos produtos ou serviços;
Dados dos Impostos;
Totalizadores;
Parcelas;
Dados do transporte;e
Muitas outras informações.
A NFe, como sabemos, cumpre o papel de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço e permite ao Fisco verificar os detalhes sobre as transações realizadas pelos contribuintes. O formato XML da NFe é armazenado eletronicamente e sua validade é garantida por meio de uma assinatura digital (Certificação digital A1 e A3).
Por quanto tempo tenho que guardar o Danfe – papel que chegou junto com a mercadoria?
Nenhum, este documento, salvo uso interno amparado por processos internos, pode ser descartado assim que o entregador vai embora, sem risco nenhum para o seu negócio.
Por quanto tempo tenho que guardar o arquivo XML das Notas Fiscais?
A legislação determina que o XML da NFe precisa ser armazenado eletronicamente por 5 (cinco) anos tanto pelo vendedor quanto pelo cliente. O arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado ou quando a Receita Federal exigir. Caso a empresa perca o arquivo XML, poderá arcar com multas que podem passar de R$ 1.200 por documento não apresentado no momento da fiscalização.
O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital das NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.
O que diz o CONFAZ sobre a guarda dos arquivos XML da NFe
O CONFAZ através da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, determina:
O emitente deverá manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Como uma solução de consulta e guarda de documentos fiscais pode ajudar
Consulta automática de NFe em lote
Para consultar um arquivo XML é necessário utilizar softwares específicos, sendo um deles disponibilizado pela própria Secretaria da Fazenda. Para isso, é preciso digitar a chave de acesso da NFe, composta por 44 dígitos e inserir o certificado digital para, então, baixar xmls um a um.
Mas se você contratar a solução da SOBIT, obteremos automaticamente todas as NFes, NFSes e CTes emitidas contra o CNPJ da empresa (notas de compra), bastando apenas cadastrar a sua empresa em nosso sistema.
A SOBIT faz isso por meio do CNPJ e do certificado digital da empresa, garantindo, assim, que todos os documentos fiscais emitidos contra um determinado CNPJ sejam consultados e fiquem armazenados na nuvem.
O sistema da SOBIT otimiza muito a gestão e armazenamento dos documentos fiscais, os XMLs. Nem precisa falar o quanto isso é benéfico, ter o que você precisa a mão, no instante que precisa, saber que está sendo bem guardado é bom de mais!
Um sistema automatizado de gestão das Notas Fiscais e arquivamento do XML é fundamental se sua empresa pretende economizar tempo, otimizar a gestão das notas e até mesmo extrair informações dos arquivos armazenados que sejam úteis para o planejamento estratégico e tomada de decisão.
Com as soluções da SOBIT, os profissionais responsáveis pela área fiscal e contábil, terão a certeza de trabalhar com o que há de mais avançado quando o assunto é XML – NFe.
Ficar de acordo com a lei, armazenar os XMLs é apenas um plus dentre todas a vantagens ao utilizar nossas solução.
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