6 passos para evitar gargalos na contabilidade

Os gargalos na contabilidade de uma empresa é um dos principais motivos que levam ao pagamento incorreto de impostos e acabam gerando prejuízos, multas, sanções e bloqueios. Além deles, há problemas administrativos decorrentes pela falta de informação contábil correta para a tomada das decisões.

Saber identificar e eliminar esses gargalos pode ser uma tarefa bem complicada, se você não entender bem desse tipo de problema.

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O que é um gargalo?

Antes de qualquer coisa, você sabe, afinal, o que significa o termo gargalo no âmbito empresarial e contábil? Em termos gerais, trata-se apenas na parte de uma garrafa em que o líquido escorre até o seu fundo.

Traduzindo para o âmbito dos negócios, um gargalo é uma falha que suga toda a possibilidade de ganhos de sua empresa. Utilizando a analogia, é como se ele sugasse a sua gestão para o fundo da garrafa, tornando impossível resgatar sem virá-la de cabeça para baixo.

Os gargalos na contabilidade, basicamente, prejudicam a apuração de tributos, fazendo com que você pague mais do que deveria, ou menos. Com isso, fica-se a mercê de auditorias e fiscalizações que podem gerar multas e bloqueios severos, prejudicando o crescimento de sua empresa.

Além disso, ela ficará sem o aporte da informação contábil, tão importante para a tomada de decisões gerenciais que podem impactar diretamente nas vendas ou prestação de serviços de uma empresa.

  1. Fazer uma gestão de processos eficaz

O primeiro passo para eliminar os gargalos na contabilidade é ter uma gestão de processos que funciona. Quando os seus funcionários não têm uma noção definida de como os procedimentos devem ser executados, é muito fácil de acontecer desvios nas atividades desenvolvidas por eles.

Portanto, é fundamental que todos os processos realizados em cada um dos departamentos envolvidos com a contabilidade sejam padronizados e, principalmente, acompanhados de perto. Dessa maneira, pode verificar se todas as atividades estão sendo desenvolvidas de acordo com o escopo fixado pela direção e pela gestão da empresa.

Além de facilitar a identificação e o combate de gargalos, uma gestão de processos eficaz também auxilia no treinamento de novos funcionários, tendo em vista que tudo é previamente documentado, bastando que esse novo colaborador tenha acesso aos procedimentos e que os estude. Dessa forma, ele realizará as atividades de acordo com o que foi estabelecido.

  1. Utilizar ferramentas tecnológicas

A tecnologia invadiu as empresas de uma forma que não dá mais para voltar atrás. Porém, essa invasão foi uma ideia boa, afinal, ela possibilitou a integração de vários departamentos, aumentando a agilidade e a confiabilidade no trabalho.

Porém, muitas pessoas não sabem que essas ferramentas também podem ser utilizadas para reduzir ou eliminar alguns gargalos na contabilidade, tendo em vista que elas reúnem todas as informações da empresa. Isso possibilita que os gestores analisem relatórios e verifiquem que possíveis erros estejam drenando a capacidade econômica e financeira da empresa.

  1. Investir na comunicação interna

A comunicação interna também é um fator que pode ajudar na identificação e redução de gargalos contábeis. Com ela você pode ficar ciente dos problemas que chegam de departamentos que estão ligados com a contabilidade.

Verificar a visão de colaboradores que estão de fora do setor e recebem a sua informação é uma excelente alternativa para encontrar possíveis problemas.

  1. Implementar a gestão de tempo

A gestão de tempo também auxilia na redução de gargalos na contabilidade. Ela possibilitará que você determine o tempo que deverá ser gasto em cada tipo de atividade, possibilitando um aumento na produtividade dos seus colaboradores.

No entanto, para que ela funcione de forma eficiente, é preciso que seja elaborada em conjunto aos responsáveis pelo setor de contabilidade. Dessa forma, você não erra na hora de designar o tempo necessário para cada tipo de atividade.

  1. Apostar na integração de dados

A integração de dados é algo que surgiu há muitos anos, mas que vem sendo muito aplicada após o surgimento de tecnologias que possibilitam essa troca de dados entre os departamentos.

A integração reduz o trabalho manual, utilizando o dado bruto, desde a entrada na empresa, lapidando e transformando-o em uma informação contábil de qualidade, que será encaminhada aos outros departamentos e a gestão da empresa.

Quando você integra a contabilidade aos outros setores, além de ganhar tempo nas operações, também reduz a realimentação de dados, que podem gerar erros durante o processo.

Ou seja, a informação é inserida no sistema de gestão integrada uma única vez e vai passando pelas mãos de cada um dos responsáveis até chegar à alta administração. Essa terá dados precisos e lapidados que auxiliarão na tomada de decisões gerenciais importantes, além de atender às questões fiscais inerentes à contabilidade.

  1. Realizar treinamentos periodicamente

Por fim, uma das melhores estratégias para evitar gargalos na contabilidade é investir na formação e treinamento da sua equipe envolvida com o departamento. No meio contábil, nos últimos anos, as coisas mudaram muito e novos processos e práticas surgiram com o passar do tempo.

Portanto, não há como se manter um departamento desses na empresa, sem submeter aos seus colaboradores a reciclagem recentemente. Esses treinamentos servirão para que eles desempenhem as suas atividades de acordo com as novas práticas contábeis aplicadas.

Além disso, eles também trabalharão com um olhar mais clínico identificando possíveis pontos de gargalos, podendo, ainda, oferecer oportunidades para ter melhorias para determinados setores. Tudo isso contribui para reduzir a probabilidade de erros dentro e fora do seu departamento.

Sem mencionar o fato de que, colaboradores treinados tendem a se sentir mais motivados e entusiasmados para exercerem suas atividades, tendo em vista que se sentem mais preparados e valorizados pela empresa.

Com todas essas dicas, você conseguirá remover todos os gargalos na contabilidade da sua empresa, podendo, após esses processos, usufruir dos ganhos e benefícios administrativos, fiscais e econômicos que ela pode proporcionar ao seu negócio.

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